Privacyverklaring MediaMarktSaturn - Careers Juni 2021

1.    Algemene informatie 

MediaMarktSaturn (hierna “MMS”, “wij”, “we” of “ons”) zal de persoonsgegevens die je met ons gedeeld hebt tijdens het sollicitatieproces met inachtneming van de privacyregels verwerken. 

In deze privacyverklaring beschrijven we hoe MMS jouw persoonsgegevens verwerkt als jij ons carrièreplatform gebruikt. Daarnaast vind je hierin informatie over je rechten op grond van de toepasselijke privacywetten en hoe je die rechten kunt uitoefenen. 

2.    Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens? 

De verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG is het bedrijf dat is vermeld in de personeelsadvertentie waarop je hebt gesolliciteerd.  

De functionaris gegevensbescherming is te bereiken via datenschutz@mediamarktsaturn.com. 

3.    Welke persoonsgegevens verzamelen we van jou? 

Verzamelde gegevens tijdens het aanmaken van een profiel 

In principe is het nodig een profiel aan te maken op ons carrièreplatform om te kunnen solliciteren op een bepaalde vacature. Voor het aanmaken van een profiel moet je in ieder geval de volgende noodzakelijke gegevens verstrekken: 

  • Voor- en achternaam 
  • E-mailadres  
  • Wachtwoord 
  • Land  

Als je jouw profiel wilt aanvullen, kun je vrijwillig andere voor het werk relevante informatie toevoegen, zoals certificaten of vaardigheden.  

Benodigde aanvullende gegevens om te solliciteren op een bepaalde vacature 

Na het aanmaken van je profiel kun je solliciteren op een bepaalde vacature. Daarbij kan het nodig zijn dat je aanvullende gegevens verstrekt die alleen relevant zijn voor de functie waarnaar je solliciteert, zoals informatie over een werkvergunning of noodzakelijke talenkennis. Welke informatie noodzakelijk is, hangt af van het type functie. 

Quick Apply-functie 

Om jou als kandidaat een snellere en soepelere ervaring te bezorgen, bieden sommige vacatures een “QuickApply”-functie waarbij je niet de hierboven beschreven twee stappen hoeft te doorlopen, maar direct kunt solliciteren op een vacature. In dergelijke gevallen wordt automatisch een profiel aangemaakt op basis van de gegevens die je hebt verstrekt in je sollicitatie. Als je dat wilt, krijg je later de gelegenheid om dit profiel te bewerken.  

Tijdens het sollicitatieproces verzamelde informatie 

Als wij denken dat je geschikt bent voor de vacature waarop je hebt gesolliciteerd en contact met je opnemen om je beter te leren kennen, is het mogelijk dat wij nog meer gegevens over jou verzamelen tijdens het sollicitatiegesprek. Deze kunnen betrekking hebben op je werkervaring, je verwachtingen over beloningen en secundaire arbeidsvoorwaarden enz. Met het oog op minimalisering van de verwerkte gegevens zorgen onze recruiters en inhurende managers ervoor dat zij alleen gegevens verzamelen die relevant zijn voor de functie waarvoor je op gesprek komt. 

Bijzondere categorieën gegevens 

In principe hoeft MMS geen bijzondere categorieën gegevens (zoals geloof, etniciteit, gezondheid, seksuele geaardheid, enz.) te verzamelen en te verwerken in verband met je sollicitatie.  

Wanneer je een beperking hebt en die met ons wilt delen, kun je die informatie vrijwillig verstrekken tijdens het sollicitatieproces. 

Gegevens die wij van je verzamelen als je onze carrièreportal gebruikt 

MMS gebruikt alleen noodzakelijke cookies die essentieel zijn om je in staat te stellen om door de portal te bladeren en de functies daarvan te gebruiken. Deze cookies zijn noodzakelijk om kernfunctionaliteiten van de website mogelijk te maken (zoals inloggen, taalvoorkeuren, enz.) en worden alleen opgeslagen voor de duur van jouw browsersessie.  

4.    Rechtsgrond voor het verwerken van jouw persoonsgegevens 

MSS verwerkt jouw persoonsgegevens op de volgende rechtsgrond:  

  • Lokale wettelijke bepalingen die ons in staat stellen jouw persoonsgegevens te verwerken voor doeleinden in verband met een arbeidsbetrekking. 
  • Ons gerechtvaardigde belang zoals beheer, administratie en verbetering van onze wervings- en HR-processen, waarborging en verbetering van de online aanwezigheid van ons carrièreplatform en het vinden van het beste talent op de arbeidsmarkt, voor zover deze activiteiten niet nadelig of schadelijk zijn voor jouw rechten en vrijheden (art. 6 1(f) AVG). 
  • Jouw toestemming als jij ons die gegeven hebt voor het gebruik van jouw persoonsgegevens voor een bepaal doel. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren als je besluit dat je berichten van MMS wilt ontvangen in verband met carrières. Het staat je vrij die toestemming later weer in te trekken, zonder opgave van redenen (art. 6 1(a) AVG). 
  • Naleving van wetgeving, bijvoorbeeld wanneer de arbeidswet of andere wetten de verwerking van jouw persoonsgegevens verplicht stellen of in gevallen waarin wij moeten reageren op verzoeken van overheidsinstanties tijdens een onderzoeksprocedure (art. 6 1(c) AVG). 

 

5.    Waarom en hoe verzamelen en verwerken we jouw persoonsgegevens? 

Waarom? 

MMS verzamelt en verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden

  • voor contactdoeleinden 
  • werving, selectie, evaluatie en benoeming van nieuwe medewerkers, evenals het vinden van potentiële kandidaten op de arbeidsmarkt  
  • gebruik van onze carrièreportal en de technische veiligheid daarvan waarborgen 
  • verbetering van ons wervingsproces en daarmee van jouw ervaring als kandidaat 

Hoe? 

Instellingen voor zichtbaarheid 

We zorgen ervoor dat wij de door jou gekozen instellingen voor zichtbaarheid in onze carrièreportal in acht nemen. Als je kiest voor de volgende zichtbaarheid: 

  • “alle MMS-recruiters wereldwijd” hebben alle MMS-medewerkers die betrokken zijn bij een wervingsproces voor vacatures overal ter wereld toegang tot de gegevens die jij met ons hebt gedeeld. In dat geval kunnen recruiters van alle MMS-vestigingen contact met je opnemen om je op de hoogte te brengen van relevante baankansen. 
  • “alleen MMS-recruiters die verantwoordelijk zijn voor werving in het land/de regio waar ik woon” hebben alle MMS-medewerkers die betrokken zijn bij een wervingsproces voor vacatures in jouw woonland toegang tot de gegevens die jij met ons hebt gedeeld. Alleen recruiters in het land waar je woont kunnen contact met je opnemen om je op de hoogte te brengen van relevante baankansen. 
  • “alleen MMS-recruiters die vacatures beheren waarop ik solliciteer” hebben alleen personen die betrokken zijn bij de werving voor de functie waarop jij hebt gesolliciteerd toegang tot jouw persoonsgegevens. In dat geval word je niet benaderd door recruiters om te vragen of je belangstelling hebt voor andere functies dan de functie waarop je hebt gesolliciteerd. 

We wijzen erop dat je de instellingen voor zichtbaarheid in je profiel op elk moment kunt wijzigen. 

Communicatie over carrièrekansen

Wanneer je bij het aanmaken van je profiel hebt aangegeven dat je meldingen over vacatures of informatie over carrièrekansen wilt ontvangen, ontvang je automatisch e-mails over openstaande vacatures, campagnes of loopbaanevenementen die MMS te bieden heeft. Je hebt het recht je op elk moment af te melden voor dergelijke communicatie door middel van de “afmeld”-knop op je kandidatenprofiel. 

6.    Met wie delen wij jouw persoonsgegevens?  

MMS deelt jouw persoonsgegevens voor de hierboven vermelde doeleinden mogelijk met derde partijen zoals hieronder beschreven en in overeenstemming met toepasselijke wetgeving en met waarborging van het hoogste beveiligingsniveau: 

Gelieerde bedrijven – MMS bestaat uit een groep rechtspersonen die internationaal actief is. Zo nodig deelt MMS jouw persoonsgegevens voor de in deze privacyverklaring uiteengezette doeleinden met de met haar gelieerde bedrijven.  

Dienstverleners – Verschillende dienstverleners helpen ons bij onze algemene bedrijfsvoering. Dit zijn bijvoorbeeld IT-dienstverleners die ervoor zorgen dat ons carrièreplatform soepel werkt, recruitmentbureaus die ons helpen de beste kandidaten te vinden of consultants die ons helpen onze processen te verbeteren. Tijdens de uitvoering van hun contractuele verplichtingen kunnen zij in aanraking komen met jouw persoonsgegevens. Daarom beoordelen en selecteren we dergelijke partijen zorgvuldig en zorgen we ervoor dat we de nodige contractuele afspraken maken om jouw persoonsgegevens te beschermen. In dit verband delen wij jouw persoonsgegevens alleen buiten de EER als dit noodzakelijk is en na een beoordeling van de betrouwbaarheid van de dienstverlener in kwestie en zien we erop toe dat persoonsgegevens adequaat beschermd zijn overeenkomstig de normen die uiteengezet zijn in art. 44 AVG. 

7.    Waarborgen voor de bescherming van jouw persoonsgegevens 

We hebben passende technische, organisatorische en contractuele maatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat jouw persoonsgegevens beschermd zijn tegen verlies, wijziging of ongeoorloofde toegang.  

De gegevens die je met ons deelt in verband met je sollicitatie worden gehost in de Europese Unie.  

8.    Hoelang bewaren wij jouw persoonsgegevens? 

We wissen jouw persoonsgegevens zodra wij die niet meer nodig hebben. Dit hangt af van het doel waarvoor deze verzameld zijn en van de bepalingen van de toepasselijke plaatselijke wetgeving.  

In de meeste gevallen bewaren we jouw sollicitatie 6 maanden nadat je bent afgewezen voor een functie en je profiel wordt 6 maanden na je laatste inlog gewist. Daarnaast heb je de mogelijkheid je profiel op elk moment te wissen voordat die periode verstreken is.  

Bewaartermijnen op grond van de plaatselijke wettelijke bepalingen kunnen verschillen, dus neem gerust contact op met datenschutz@mediamarktsaturn.com als je hierover meer wilt weten. 

9.    Jouw rechten 

Hieronder vind je een overzicht van je rechten en informatie over hoe je deze kunt uitoefenen: 

Recht op inzage – Je hebt het recht bij ons informatie op te vragen over de persoonsgegevens die wij over jou opslaan. 

Recht op rectificatie – Je hebt het recht te verzoeken om rectificatie en/of aanvulling van de persoonsgegevens die wij van jou verzameld hebben. 

Recht op wissing – Je hebt het recht om op elk moment te verzoeken om wissing van jouw profiel via het e-mailadres dat is aangegeven aan het einde van dit hoofdstuk. Je kunt dit ook zelf doen in je kandidatenprofiel.  

We wijzen erop dat jouw persoonsgegevens in verband met je sollicitatie pas automatisch worden gewist aan het einde van de gedefinieerde bewaartermijn die is vermeld in punt 8 van deze privacyverklaring. 

Recht op beperking van de verwerking – Onder bepaalde omstandigheden, uiteengezet in art. 18 AVG, heb je het recht om te verzoeken om beperking van de verwerking van jouw persoonsgegevens. 

Recht op bezwaar – Je hebt het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw gegevens als je twijfels hebt over onze gerechtvaardigde belangen voor verwerking daarvan. 

Recht op overdraagbaarheid van gegevens – Onder bepaalde omstandigheden, uiteengezet in art. 20 AVG heb je er recht op jouw gegevens te ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat, voor zover technisch uitvoerbaar. Daarnaast kun je verzoeken jouw gegevens door te geven aan een ander bedrijf. 

Recht op intrekking van toestemming – Wanneer wij jouw persoonsgegevens verwerken met jouw toestemming als rechtsgrond, heb je het recht je toestemming op elk moment in te trekken, zonder opgave van redenen. We wijzen er echter op dat dit geen gevolgen heeft voor de rechtmatigheid van de verwerking van je persoonsgegevens tot het moment van intrekking van je toestemming.  

Recht op het indienen van een klacht – Je hebt het recht een klacht in te dienen over een vermeende schending van de AVG bij een toezichthoudende autoriteit in de lidstaat waar je woont of werkt. 

Als je de bovenstaande rechten wilt uitoefenen, neem dan contact op met datenschutz@mediamarktsaturn.com. 

We wijzen erop dat wij mogelijk je identiteit moeten bevestigen voordat we je verzoek in behandeling kunnen nemen. 

10.    Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring periodiek aanpassen en de datum bovenaan deze pagina daaraan aanpassen. Wanneer MMS ingrijpende wijzigingen invoert in de inhoud van deze privacyverklaring (en dus in de wijze waarop wij jouw persoonsgegevens verwerken) kunnen wij actief contact met je opnemen om je daarvan op de hoogte te brengen.  

Door op “Accepteren” te klikken, bevestig je dat je de MediaMarktSaturn-privacyverklaring hebt gelezen.

 

***English Version ***

 

1.    General Information 

MediaMarktSaturn (hereinafter “MMS”, “we” or “us”) is determined to handle the personal data you shared with us during the recruitment process in a privacy compliant way. 

This privacy notice describes how MMS processes your personal data when you use our career platform. Furthermore, you can also read about your rights under applicable privacy laws, as well as about how you can exercise these rights. 
 

2.    Who is responsible for processing your personal data? 

The data controller within the meaning of the GDPR is the company mentioned in the relevant job advertisement you have applied to.  

The data protection officer can be reached at datenschutz@mediamarktsaturn.com. 

3.    What personal data do we collect about you? 

Information collected when creating a profile 

As a rule, it is necessary to create a profile on our career platform to be able to apply to a specific vacancy. For the creation of a profile, the minimum necessary information you must provide is your: 

  • First and last name 
  • Email address  
  • Password 
  • Country of residence 

If you wish to complete your profile, you can voluntarily add other professionally relevant information, such as certificates, skills, etc.  

Additional information required for applying to a specific vacancy 

Once you created your profile, you can apply to a specific vacancy. When doing so, it might be required that you submit additional information relevant only for the position you are applying to, such as work permit related information, necessary language skills, etc. The required information might vary depending on the type of vacancy. 

Quick Apply Function 

To offer you a faster and smoother candidate experience, some vacancies will offer a “QuickApply” function, where you don’t need to go through the above described two-step process, and you can apply directly to a vacancy. In such cases, a profile will be automatically created for you based on the information you have provided in your application. You will later have the opportunity to edit this profile according to your wishes.  

Information collected during the recruitment process 

If we consider you a good match for the vacancy you have applied to and reach out to you to get to know you better, we might collect further information about you during the interview process. This might include information about your previous work experience, your expectations regarding compensation & benefits, etc. In the spirit of data minimization, our recruiters and hiring managers will make sure to only collect information which is relevant for the position you are interviewing for. 

Special categories of data 

As a rule, MMS does not require to collect and process special categories of data (such as religion, ethnicity, health, sexual orientation, etc.) in connection with your application.  

In case you have a disability and you wish to share it with us, you can voluntarily provide that information during the recruitment process. 

Information we collect about you when you use our career portal 

MMS only uses required cookies, which are essential in order to enable you to move around the career portal and use its features. These Cookies are required to enable core site functionality (such as log-in, language preferences, etc.) and are only stored for the duration of your browsing session.  
 

4.    Legal basis for processing your personal data 

MMS processes your personal data based on the following legal basis:  

  • Local legal provisions, which enable us to process your personal data for employment related purposes (e.g. in Germany, § 26 BDSG) 
  • Our legitimate interest, such as, management, administration and improvement of our recruitment and HR processes, ensuring and improving the online presence of our career platform and identifying the best talent on the job market, to the extent these activities do not prejudice or harm your rights and freedoms (art. 6 1(f) GDPR). 
  • Your consent, if you have provided it for the usage of your personal data for a specific purpose. As an example, this can happen when you decide to receive career related communication from MMS. You are free to withdraw this consent for the future, without giving any reason (art. 6 1(a) GDPR). 
  • Compliance with laws, for example in the cases where employment law or other laws require the processing of your personal information or in cases where we need to answer authority requests in the course of investigation proceedings. (art. 6 1(c) GDPR). 

 

5.    Why and how do we collect and process your personal data? 

Why? 

MMS collects and processes your personal data for the following purposes

  • getting in touch with you 
  • recruitment, selection, evaluation, and appointment of new employees, as well as identifying potential candidates on the job market  
  • deploying our career portal and ensuring its technical security 
  • improving our recruitment process and thus, your candidate experience 

 

How? 

Visibility settings 

We will make sure to respect the visibility settings you have chosen on our career portal. If your visibility choice is: 

  • “all MMS recruiters worldwide”, all relevant MMS personnel involved in a recruitment process for vacancies worldwide will have access to the information you have shared with us. In this case, recruiters from all MMS locations might contact you to inform you about relevant job opportunities. 
  • “only MMS recruiters managing jobs I apply to”, only those individuals who are involved in the recruitment process for the job you have applied to have access to your personal information. In this case, you won’t be contacted by recruiters to check whether you are interested in further job opportunities, other than the one you have applied to. 

Please note that you have the possibility to change your visibility setting at any time within your profile. 

Communication about career opportunities 

In case you have opted in to receive job posting notifications or information about career opportunities at the time of your profile creation, you will receive automatic emails about current job offers, campaigns or career events MMS has to offer. You have the right to opt out from receiving such communication anytime, by using the relevant “unsubscribe” button within your candidate profile. 

 

6.    With whom do we share your personal information?  

MMS might share your personal data with third parties for the above-mentioned purposes, as described below, in accordance with applicable laws, ensuring the highest level of security: 

Affiliates – MMS is a group of entities operating internationally. If necessary, for the purposes explained in this Privacy Notice, MMS will share your personal data with its affiliates.  

Service Providers – Various service providers help us run our overall business. These can be, for example, IT service providers who ensure that our Career Platform runs smoothly, recruitment agencies who help us find the best candidates, consultants who help us improve our processes, etc. When performing their contractual obligations, they might come into contact with your personal data. Therefore, we assess and select them carefully, making sure that we have the necessary contractual agreements in place, in order to protect your personal data. In this context, we may share your personal information outside the EEA only if necessary and after an assessment of reliability of the service provider in question, ensuring that personal information is adequately protected, according to the standards set out in art. 44 GDPR. 
 

7.    Safeguards for protecting your personal data 

We have implemented appropriate technical, organizational and contractual measures to make sure that your personal data is protected against loss, alteration, or unauthorized access.  

The data you share with us in the context of your application is hosted in the European Union.  
 

8.    How long do we keep your personal data? 

We will delete your personal data once it is no longer needed. This depends on the purpose for which it was collected for, as well as on the provisions of the applicable local laws.  

In most cases, we will retain your application 6 months after you have received a rejection, whereas your profile will be deleted 6 months after your last log in. Additionally, you have the possibility to delete your profile at any time before the expiry of this period.  

As retention periods can vary according to local legal provisions, please feel free to reach out to datenschutz@mediamarktsaturn.com in case you wish to find out more. 

9.    Your rights 

Please see below an overview of your rights, as well as information about how to exercise them: 

Right of access - You have the right to request information from us about the personal data we store about you. 

Right to rectification - You have the right to request that the personal data we collected about you be corrected and/or completed. 

Right to erasure - You have the right to request the erasure of your profile at any time, at the indicated email address at the end of this section. You also have the possibility to do this yourself within your candidate profile.  

Please note that your application related personal data will only be deleted at the end of the defined retention period, as referenced under point 8 of this Privacy Notice, automatically. 

Right to restriction of processing – In certain circumstances, outlined in art. 18 GDPR, you have the right to request the restriction of the processing of your personal data. 

Right to object - You have the right to object to the processing if you doubt our legitimate interests for processing your personal information. 

Right to data portability – In certain circumstances outlined in art. 20 GDPR, you have the right to receive your information in a structured, commonly used, machine readable format, whenever technically possible. Additionally, you can request the transmission of your data to another company. 

Right to withdraw consent – In cases where we process your personal data having your consent as legal basis, you have the right to withdraw your consent at any time, without giving a reason. Please note, however, that the lawfulness of the processing of your personal data until the moment of the withdrawal of your consent is not affected.  

Right to lodge a complaint - You have the right to lodge a complaint with a supervisory authority in the Member State of your habitual residence, place of work or of an alleged infringement of the GDPR. 

To exercise the above-mentioned rights, please reach out to datenschutz@mediamarktsaturn.com. 

Please note that we might need to confirm your identity before we can handle your enquiry. 
 

10.    Changes to this privacy notice 

Periodically, we might update this Privacy Notice and change the date on the top of this page accordingly. In case MMS makes significant changes to the content of this Privacy Notice (and thus, to how we process your personal data), we may actively reach out to you to inform you about it.  

By clicking the “Accept” button, you acknowledge that you have read the MediaMarktSaturn Privacy Notice.